Was ist eine Verfahrensdokumentation und wozu wird sie benötigt?

Jedes Unternehmen benötigt eine sogenannte Verfahrensdokumentation. Doch was genau darf man sich darunter vorstellen? Wir haben die wichtigsten Informationen für Sie zusammengestellt.

 

Inhaltsverzeichnis:

1. Was ist eine Verfahrensdokumentation?

2. Wer muss eine Verfahrensdokumentation erstellen?

3. Was steht in einer Verfahrensdokumentation?

4. Möglicher Betriebsprüfungsschwerpunkt

 

Was ist eine Verfahrensdokumentation?

Die Verfahrensdokumentation nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz: GoBD) dient dazu, nachweisen zu können, dass die Anforderungen des Handelsgesetzbuches (HGB), der Abgabenordnung (AO) und den GoBD für die Erfassung, Verbuchung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Entsorgung von Daten und Belegen erfüllt sind.

 

Wer muss eine Verfahrensdokumentation erstellen?

Aus den im März 2020 vom Bundesministerium für Finanzen veröffentlichten GoBD’s geht hervor, dass die Verpflichtung zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation grundsätzlich für alle steuerpflichtigen Unternehmen, unabhängig von Größe und Komplexität des Unternehmens, gilt.

 

Was steht in einer Verfahrensdokumentation?

Es müssen der Inhalt, der Aufbau, der Ablauf und die Ergebnisse des Datenverarbeitungsverfahrens vollständig beschrieben werden, d.h. vor allem wie Belege und Dokumente im Unternehmen erfasst, empfangen, digitalisiert, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden. Hierdurch soll im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung der damit zusammenhängende gesamte organisatorische und technische Prozess innerhalb des Unternehmens abgebildet werden. Darüber hinaus besteht aber auch das Erfordernis alle relevanten Prozesse und Tätigkeiten durch Arbeitsanweisungen zu dokumentieren. Hierunter fallen mindestens folgende Punkte (nicht abschließende Aufzählung):

 

1. Allgemeine Beschreibung

2. Anwenderdokumentation

3. Technische Systemdokumentation

4. Betriebsdokumentation

5. Internes Kontrollsystem

 

CWT Verfahrensdokumenation Organigramm

 

Möglicher Betriebsprüfungsschwerpunkt

Bereits jetzt werden in vielen Bundesländern immer häufiger im Rahmen einer Außenprüfung die Verfahrensdokumentationen angefordert. Es scheint als handelt es sich hierbei um einen neuen Prüfungsschwerpunkt der digitalen Betriebsprüfung. Hierauf hat auch die Bundessteuerberaterkammer kürzlich hingewiesen.

 

 

 

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